آنالیز استانداردهای ملی و بین المللی بر کیفیت مدیریت و اسناد - وبلاگ ساعت گلورایا

به گزارش وبلاگ ساعت گلورایا؛ به نقل از روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، غلامرضا عزیزی، رئیس پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، در این نشست تخصصی به معرفی تاریخچه واژه استاندارد، فرایند استانداردسازی، و تأسیس سازمان ملی استاندارد ایران پرداخت.

وی ادامه داد: شواهد تاریخی نشان می دهد استفاده از اندازه ها، نقش مؤثری بر کیفیت انجام امور در زندگی و کار جوامع بشری ایفا نموده است. در این راستا می توان به استفاده از مقیاس و معیار از زمان هخامنشیان تا کنون اشاره نمود.

عزیزی در ادامه به انواع استانداردها و ضرورت تدوین استاندارد در تمام سطوح کارخانه ای (سازمانی) ، ملی، منطقه ای، و بین المللی، اشاره نمود و آغاز کار تدوین استاندارد در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، فرایند تدوین استانداردها و مشارکت همکاران و متخصصان در این حوزه را به تفصیل توضیح داد.

در ادامه این کارگاه تخصصی زهرا ضرغامی، پژوهشگر و کارشناس دفتر تدوین استاندارد پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران به آنالیز ریشه شناسی واژه استاندارد پرداخت و گفت: این واژه به اشکال و زبان های مختلف برای ارجاع به قالب ها،چارچوب ها، نظام نامه ها و دستورالعمل هایی به کار می رود که برای تسهیل تعامل انسان ها با یکدیگر، سهولت انجام امور به شکل یکپارچه و متمرکز و بالابردن بازده و خروجی مفید کارها استفاده می شوند.

ضرغامی اضافه نمود: پس از آن تاریخچه استانداردسازی در ایران و نهادهای متولی استاندارد در حوزه آرشیو و اسناد، ازجمله شورای جهانی آرشیو و استانداردهای تدوین شده در این شورا معرفی گردیدند.

وی اضافه نمود: دفتر تدوین استاندارد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در راستای اجرای بند (4-2) سیاست های کلی و بند (و) ماده (234) قانون برنامه پنجساله پنجم توسعه جمهوری اسلامی ایران مبنی بر توسعه و تقویت نظام استاندارد ملی و لزوم ایفای نقش مؤثر سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران به عنوان نهاد متولی و مادر در تدوین استانداردهای ملی و بین المللی در حوزه اسناد و کتابخانه، در دی ماه 1398 در پژوهشکده اسناد آغاز به کار کرد.

کارشناس دفتر تدوین استاندارد پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران گفت: وظیفه این دفتر، حضور فعال در مراحل تصمیم گیری، تدوین، و نظارت بر تدوین استانداردهای موردنیاز کتابخانه ها، آرشیوها و مراکز اسناد در دو حوزه ملی و بین المللی است.

وی اظهار کرد: کمیته های فنی ایزو و کمیته های فنی متناظر آن در ایران در حوزه کتابخانه، آرشیو و اسناد معرفی گردید. کمیته فنی 46 با عنوان اطلاعات و مستندات (دبیزه ها) که هدف آن، استانداردسازی روش ها و رویه های مرتبط با کتابخانه ها، مراکز اسنادی (اطلاعات و مستندات)، انتشارات، آرشیوها، مدیریت اسناد، موزه ها، نمایه سازی، چکیده نویسی، و علم اطلاعات است.

پژوهشگر و کارشناس دفتر تدوین استاندارد پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران ادامه داد: به لحاظ ساختاری این کمیته از پنج کمیته فرعی زیرمجموعه به توضیح زیر تشکیل شده است و در حال حاضر42 کشور عضو فعال کمیته فنی ISO/TC46 و 32 کشور عضو ناظر هستند. این کمیته با تدوین 125 استاندارد بین المللی و 24 استاندارد در حال تدوین است و با توجه به تعداد کشورهای عضو، از بزرگ ترین و فعال ترین کمیته های فنیISO محسوب می گردد.

ضرغامی گفت: کمیته فنی 171 با عنوان برنامه های کاربردی مدیریت مدرک که هدف آن استانداردسازی فناوری ها و فرایندهای مدیریت مدرک ازجمله ثبت (گیرش)، نمایه سازی، ذخیره سازی، بازیابی، توزیع و انتشار، اطلاع رسانی، گذار، تبادل، حفاظت و نگهداری، یکپارچگی، و مشخص تکلیف اسناد و مدارک است.

وی اضافه نمود:به لحاظ ساختاری این کمیته از دو کمیته فرعی با عناوین کیفیت، حفاظت ونگهداری، یکپارچگی اطلاعات و قالب پفرایندۀ مدرک، سامانه های مدیریت اسناد/مدارک الکترونیکی و اطمینان پذیری اطلاعات تشکیل شده است. این کمیته، 100 استاندارد بین المللی را تدوین و در حال تدوین 12 استاندارد دیگر است.

ضرغامی در ادامه به معرفی استانداردهای مهم در حوزه مدیریت اسناد و آرشیو پرداخت و اعلام کرد: نقش آشناسازی همکاران با این استانداردها و لزوم همکاری و مشارکت همه متخصصان در این حوزه اهمیت ویژه ای دارد و ضروری است در این باره با ارائه پیشنهادهایی برای جلب مشارکت صاحب نظران در این حوزه و دعوت از همکاران برای حضور فعال و همه جانبه در حوزه تدوین استاندارد گامی اساسی برداشته گردد.